透過掌握任務管理技巧提升工作效率
文章綱要：
1. 什麼是任務管理？
2. 要管理的任務類型
3. 有效的任務管理工具
4. 任務管理的重要性
5. 任務管理技巧
6. 在 Strikingly 上管理任務
7. 文章總結
1. 什麼是任務管理？
任務管理使你能夠組織任務以滿足他們的最後期限，並涉及製定每個任務從概念到完成的戰略化過程。任務管理實用指南可幫助專案負責人不時了解和監控每個團隊成員。溝通、時間表、待辦事項列表、預算和總體專案狀態都是這個過程的一部分。另外，任務管理可以幫助企業製定有效的工作流程策略，如果正確完成，它們可以應用於其他任務。儘管有效管理任務很困難，但公司仍然可以透過使用正確的訊息和任務管理工具來確保專案順利完成。
2. 要管理的任務類型
任務管理對於任何企業都是必不可少的，可以幫助你節省時間和金錢。有四種類型的任務需要管理：
- 專案任務。這些任務必須按特定順序完成並有截止日期。
- 任務序列。這些是必須按順序完成的相關專案任務集。
- 有截止日期的任務。這些任務具有必須完成的特定日期。
- 正在進行的任務。這些任務沒有固定的截止日期，但必須定期執行（例如，更新你的網站）。
3. 有效的任務管理工具
如果你正在尋找提高任務管理技能的方法，一些工具可以提供幫助。以下是一些你可用於管理任務的最佳任務管理工具：
圖片取自 Strikingly 產品
- Strikingly。世界各地的人們和組織都使用 Strikingly 作為架站平台。借助它的任務管理工具，你可以在短短幾個小時內啟動並運行你的網站，並有效地管理你的業務營運。
- Google日曆。如果你想全面了解你的日程安排和空閒時間，Google 日曆是一個很好的選擇。你還可以建立任務和添加註釋，從而輕鬆跟蹤到期時間和任務。
- Todoist。如果你正在尋找專注於任務管理的更具體的工具，Todoist 是一個不錯的選擇。你可以使用徽章或彩色標記來添加任務、分配截止日期和跟蹤進度。
- Outlook。如果你習慣於在 Outlook 中工作，你會發現使用這另外兩個工具很容易。Outlook 具有內置任務管理器，可讓你輕鬆添加任務、設定截止日期和跟蹤進度。
- Teamwork。你可以使用此軟件來管理不同類型的任務。如果你主要關心確保你的團隊成員能夠按時完成任務，那麼此任務管理軟件可能是一個不錯的選擇。TeamWork 提供了專案模板，你可以使用這些模板來最大程度地減少為簡化各種專案任務而必須進行的手動工作。使用看板視圖，你可以跟蹤每個專案任務的進度。任務以卡片的形式出現在板上，並且可以為它們移動的每個過程建立列。
- nTask。它是一個簡單的任務管理軟件，經常被擁有智能團隊的公司使用。它專為單個或多個專案而設計；有些人甚至將其用於個人用途。在 nTask 中，你可以為不同的專案或目的建立任意數量的工作區和團隊。你甚至可以為組織內的各個部門建立不同的團隊。
圖片取自 Basecamp
4. 任務管理的重要性
任務管理是經營成功企業最重要的方面之一。你可以透過有效地管理任務和截止日期來確定時間的優先級和安排時間，確保你專注於最關鍵的任務。
圖片取自 Strikingly 用戶網站
這麼做可以幫助你把所有工作處理得井井有條、並始終高效和專注。當你對需要做什麼以及何時需要完成有明確的計劃時，你就不太可能不知所措或感到壓力。此外，任務管理可以幫助及早發現潛在問題，以便在它們變得更嚴重之前解決它們。它還允許你將任務委派給其他員工，從而節省時間和精力。任務管理對於管理你的時間和讓你保持井井有條至關重要。以下是使用任務管理的一些優點：
- 它可以節省你的時間。借助完善的任務管理系統，你可以快速識別任務並確定其優先級，從而減少處理不重要任務的時間。
- 它可以幫助你保持專注。如果你知道需要完成哪些任務以及何時需要完成，你就更有可能專注於手頭的任務並避免分心。
- 它可以提高你的工作效率。透過任務管理，員工可以更輕鬆地按時完成任務。它可以提高工作場所的效率和效力。當一切都提前安排好的時候，從頭開始一個專案並更快地完成它會更輕鬆。
- 它使你的業務平穩運行。如果任務按時完成或根本沒有完成，這將有助於你的業務營運。完善的任務管理系統將有助於讓一切井井有條並受控，從而使你的業務盡可能順利地運作。
- 降低壓力水平。透過有效的任務管理，你可以減輕工作生活中的壓力。它可以幫助你全天保持專注和高效。
5. 任務管理技巧
任務管理是任何企業的重要組成部分，使用好的任務管理器有很多好處。任務管理可以顯著影響你的業務，從提高效率到改善溝通。以下是有效管理任務的一些技巧：
- 以終為始。當你建立任務列表時，想想你想在一天、一周或一個月結束時完成什麼。它將幫助你專注於你的目標並抵制分心。
- 建立待辦事項列表。任務管理的第一步是建立待辦事項列表。它將幫助你確定任務的優先級並跟蹤你的進度。確保待辦事項列表易於使用且有條理。
- 將你的任務分解為可管理的步驟。一次只嘗試處理一個大型專案；將其分解為更小、更易於管理的步驟。它將幫助你在整個過程中保持條理和積極性。
- 設定最後期限並堅持下去。為自己設定最後期限，無論如何都要堅持。這是否意味著要給自己多一點壓力以按時完成工作，你不應該拒絕它。它將幫助你保持責任感並積極主動地取得成功。為自己設定最後期限會促使你按時完成任務，即使它們是目前看起來不那麼重要的小任務。一旦開始始終如一地按時完成任務，完成更大的任務就會容易得多。
- 養成有效的工作習慣。養成有效的工作習慣對於成功進行任務管理至關重要，即每天留出時間來計劃和組織你的工作，將大專案分解成較小的塊等。
- 盡可能自動化。如果你經常手動執行某些任務，請考慮將這些流程自動化，以便你可以專注於更重要的任務，而不是花時間做重複性工作（並感到沮喪）。
- 使用任務管理工具。各種在線和離線工具可以幫助你更有效地管理你的任務——從簡單的Google 日曆條目到更複雜的程式，如 Trello 或 Asana。由於你是老闆，因此你必須嘗試幾種不同的任務管理工具，直到找到最適合的一種。
- 練習靈活性：在管理任務時要靈活。當事情變得忙碌時，堅持嚴格的計劃可能具有挑戰性，但靈活性將幫助你避免感到不知所措並保持你的選擇餘地。花一些時間來盤點你在任務管理方面的優勢和劣勢。你擅長設定截止日期並堅持計劃嗎？你通常在壓力下工作得最好嗎？了解這些關於你自己的事情將幫助你決定哪些工具和技術最有效。有些人發現書面計劃效果很好，而另一些人則更喜歡更靈活的方法，允許自發性。這裡沒有錯誤的答案；你應該看看什麼最有效。
6. 在 Strikingly 上管理任務
圖片取自 Strikingly 產品
要將你的團隊添加到網站架設任務中，你可以：
1. 前往你的 Strikingly 網站編輯器，然後點擊“設定”。
2. 選擇左側面板上的“團隊”功能
圖片取自 Strikingly 產品
你可以在此處添加隊友的姓名、上傳個人資料照片、添加隊友的電子郵件地址，甚至可以選擇他們的角色。角色包括管理員、站點管理員、編輯、簡易商店經理、博主、代理和公共權限。每個角色對你的網站都有相應級別的訪問權限。設定團隊後，你可以邀請他們訪問你的網站。他們需要接受邀請才能獲得訪問權限，然後你就可以開始使用你的任務管理系統了。
7. 文章總結
任務管理是經營成功企業的重要組成部分。它不僅可以幫助你保持正軌，還可以節省你的時間和金錢。設定切合實際的目標並一步步朝著目標努力，你可以避免不知所措並保持業務順利發展。歸根結底，任務管理對於任何希望取得成功的企業來說都是必不可少的。你可以成為理解任務管理指南的專家。當然，它有時會很累，但一旦你習慣了，你就會驚訝於它的運作方式並從中獲益。如果對內容有疑問，可以透過 support@strikingly.com 與我們聯絡。
