過去十年見證了特殊活動行業前所未有的增長。專家估計，組織和個人每年在特殊活動上花費總和多達 5000 億美元，這意味著活動策劃服務有很大的市場。如果你是剛剛開始加入活動策劃職業生涯的人，你可以期待未來擁有一個富有成果和回報豐厚的職業生涯。為了幫助你更好地開展你的活動策劃工作，我們準備了這篇部落格文章，你可以將其視為一篇全面的線上活動策劃指南。
文章綱要：
1. 如何建立活動策劃事業？
2. 如何進行活動策劃？
3. 活動策劃步驟
4. 活動策劃涵蓋的元素
5. 你需要知道的活動策劃技巧
6. 文章總結
1. 如何建立活動策劃事業？
你可能需要管理一個特殊的活動或想要開始一項活動策劃事業，這絕對不是一件容易的事。一場成功的活動離不開策劃人不懈的努力和積累的經驗，技巧與相關知識。除了滿足這些條件，開展活動策劃事業還需要滿足三個基本要求。
第一步：註冊你的企業
這可能是顯而易見的。但是，仍然需要說明的是，要提供有關如何策劃活動的幫助，最好的方法是首先註冊一家打算提供活動策劃服務的企業。根據你的資源與能力，你可以選擇提供的特定服務類型。
第二步：建立你的活動策劃網站
品牌網站是這個數位時代中，所有企業都不可缺失的行銷部分。通常情況下，個別活動都有專門的網站來進行推廣宣傳。如果你的活動策劃公司沒有網站，那麼你的潛在客戶就無法透過網路與你聯繫，從而使他們轉向其他提供網路聯繫服務的競爭者。事實上，在這個技術時代，架設網站不像過去那麼艱難，市面上許多像 Strikingly 這樣的網站架設平台可以支援你在毫無編程經驗和知識的情況下完成你的網站架設工作，讓你能在線上展示你的服務並獲取更多商業機會。如果要營造專業的線上形象，你需要為你的網站註冊一個網域名稱，將其鏈接到你的託管服務主機，並在那裡架設你的網站。像 Strikingly 這樣的平台為這些技術服務提供一站式解決方案，讓你以零編碼技能構建時尚、專業和有吸引力的網站。
圖片取自Strikingly 用戶網站
第三步：建立正面的社群媒體形象
建立良好的社群媒體形象是開展活動策劃業務最重要的形象步驟之一，但它比大多數人想像的要複雜。首先，你必須弄清楚哪些社群媒體管道最適合你的事業。由於活動策劃工作的性質，你可以更多地考慮使用視覺社群媒體平台，這些平台將使你可以在其中展示所有令人愉悅的圖像並吸引人們參與你的工作和事業。
2. 如何進行活動策劃？
如前所述，規劃可能出於個人或社區目的或以專業身份進行。如果是前者，獲得相關培訓和認證將是一個好主意。它不僅會教你如何計劃活動，而且還會顯著提高你的可信度。要開始活動策劃，你必須首先弄清楚常見事件類型的關鍵細節。特殊事件的典型組成部分包括以下內容：
圖片取自 Strikingly 用戶網站
• 預算
一旦你掌握了活動要點，你必須執行的下一個任務是估算活動成本並相應地制定預算。請記住，你的活動預算將決定活動的一些最重要的部分，例如廣告和場地費用等。
• 尋找合適的場地
場地非常重要，因為它將設定背景設定，並且因為許多與活動相關的細節，如物流管理、食品和飲料以及裝飾都與之相關。
• 行銷
接下來要做的是制定行銷計劃，以便讓人們了解你的活動並吸引他們參加。除了常規的紙質活動行銷材料外，你的行銷活動還必須探索數位媒體平台，如網站、社群媒體活動和電子郵件行銷等。
圖片取自Strikingly 用戶網站
• 廣告
廣告是行銷組合的一部分，但在活動策劃的情況下，它值得一提。活動策劃者通常在電視、廣播、雜誌和報紙等傳統媒體上開展廣告活動，他們也在探索搜索引擎和社群媒體廣告選項。理想情況下，你會希望行銷團隊負責你的廣告活動。請記住，你只有有限的預算和大量的事情要做。不要過度投入廣告支出。
• 召集志願者
特別活動，尤其是大型活動，需要大量工作人員的協作以確保一切順利進行。當然，如果你的活動可以召集志願者的加入，那麼你將獲得更多助力。而作為活動策劃者的你需要確定諸如簽訂合同、指定角色、安排會議和其他活動等事項。
• 贊助商
舉辦活動是一件昂貴的事情，你看到的大多數大型活動都有大贊助商協同支付。當然，你還需要與你的活動贊助商交涉管理合同和物流等活動的方方面面。
圖片取自Strikingly 用戶網站
• 設備
活動在特定地點舉行，涉及多種電子設備，如螢幕、投影機、網路連接、麥克風、電線和電池等。
• 活動參與者
最後，你必須考慮到活動參加者。你需要確保你可以與獲得參與者順暢地進行溝通。除此，如果你策劃的是一場付費獲得，你還需要確保你提供完善的支付系統和流程來收取費用。
3. 活動策劃步驟
你可以使用以下步驟計劃大多數活動：
第 1 步 - 確定活動目標
第 2 步 - 建立你的團隊
第 3 步 - 為你的活動制定預算
第 4 步 - 選擇活動的日期和地點並檢查可用性
第 5 步 - 選擇喇叭
第 6 步 - 宣傳和行銷活動
第 7 步 - 執行實際事件本身
將事件分解為上述步驟可以很容易地計劃和管理一個事件。
圖片取自Strikingly 用戶網站
4. 活動策劃涵蓋的元素
當重要的一天到來時，請務必將以下清單放在手邊。確保你已經弄清楚以下這些活動要點：
- 活動類型
- 日期和時間
- 活動目標
- 地點
- 目標受眾
- 活動預算
- 活動設計與佈置
- 娛樂和預期的客人體驗
- 制定行銷計劃
- 未雨綢繆，周密計劃
- 為活動當天準備一張物流圖表
- 事件跟進計劃
5. 你需要知道的活動策劃技巧
活動策劃壓力很大，即使是專業人士也難以應付。不過不用擔心。以下活動策劃技巧絕對對你的工作有幫助：
• 盡快開始計劃活動
對於大型活動，你應該盡量提前四到六個月開始制定計劃，這是最重要的活動策劃技巧之一。小型活動的規劃應至少在實際活動開始前一個月開始，確保所有供應商合同在活動日期前兩到三周到位。
• 保持靈活性
最初的活動計劃總會有變化。保持活動計劃的靈活性是明智的。
• 談判，談判，談判
請記住，不可預見的成本幾乎是一個規則。不要讓供應商說服你接受不可協商的單方面服務成本，因此請盡可能獲取較低的報價，最好將其定位低於預算 5-10%。
• 分配職責
將你的活動元素劃分為餐飲、註冊、交通等部分，並將每個部分的責任分配給特定的團隊成員。
• 建立共享事件相關文檔
要知道所有團隊成員都可以訪問的通用中央文檔或是活動網站對活動策劃來說是一個福音，因為如果全員都可以透明地了解活動的明細，那麼當實施策略時與原本的活動規劃有任何偏離，活動策劃團隊中的成員將可以在一開始就識別並及時糾正。
6. 文章總結
活動策劃領域發展潛能很大，這是一個需求極高的商業領域。做的好的話，你不僅可以透過這項工作賺取可觀的收入，還可從活動策劃中發展你的人脈，找到你的生活樂趣與熱枕。遵循以上指南，現在就開始朝你的夢想前進吧！只要不懈地學習和努力，相信你離你的活動策劃公司成功的日子一定不遠。如果對內容有疑問，可以透過 support@strikingly.com 與我們聯絡。
