制定有效的事業連續性計劃不僅是一項明智的事業戰略，還是確保你的企業在行業中具備和保持競爭力並能夠在危機之下生存的關鍵部分。如果你正想為你的企業建立一份全面且有效的事業連續性計劃，那恭喜你，你來對地方了！這篇部落格文章將作為事業連續性計劃的完整指南，教導你帶領你的事業走向正確的道路。
文章綱要：
1. 什麼是事業連續性計劃？
2. 事業連續性計劃的重要性
3. 建立有效事業連續性計劃的步驟
4. 文章總結
1. 什麼是事業連續性計劃？
事業連續性計劃是一份用於概述災難性情況或危機對你的事業運營造成的潛在影響和解決方案的完整報告。其中一部分涉及制定政策，幫助你正確應對不同的情況。制定事業連續性計劃的主要目標是確保你的事業在危機後能夠迅速恢復並最大程度保護利益相關者的資產。
2. 事業連續性計劃的重要性
為什麼要制定有效的事業連續性計劃？答案顯而易見，就拿近兩年來說，沒有企業會否認疫情的突然爆發或多或少對他們的事業造成了影響，在那一段日子堅守企業並保持運營是艱難的。對許多小企業而言，疫情的打擊無疑就像滅頂之災，即使是那些資金雄厚的大企業組織也被迫採取許多應急措施來最低限度降低該突發災難造成的財務損失。除此之外，事業預算計劃的設計也十分重要！
圖片取自Strikingly用戶網站
疫情給許多公司上了一課，即不能等到危機已經發生才想辦法去彌補，相反的，他們需要提早制定事業連續性計劃，以防萬一。有效的事業連續性計劃能夠在經濟危機發生時為你的公司節省大量時間和成本。其還能為你帶來很多益處，比如：
- 你的企業將準備好應對意外情況
公司不能指望他們的員工知道在突發危機時期該做什麼。如果你讓每個員工都以他們的方式做出回應，那麼你最終會在你的程序中遇到極大的混亂。如果情況變得更糟，除了巨大的經濟損失外，危機甚至可能導致生命損失。事業連續性計劃透過在情況發生之前記錄程序來幫助你避免這種混亂。這可確保你的員工能夠事先獲得所需的培訓，並準備好保護自己而不會驚慌失措。當他們接受過處理緊急情況的培訓時，他們可以在危機襲來時做出更明智、更理性的決定。
- 你的企業將建立保障措施
小型和大型企業之間的一個常見誤解是，只要他們有保險，就不需要事業連續性計劃，這離事實有點遠。企業永遠不能完全依賴保險。有些事情不在保險範圍內，例如事故的外圍損失，其中可能包括市場份額的損失、客戶的流失和其他運營挫折。只有事業連續性計劃才能幫助你加強公司的安全和保障。
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- 你的企業將投資於自己
每家企業都應將其收入的特定部分用於再投資於其運營和安全部分。建立事業連續性計劃意味著你的公司將對其未來安全進行投資，以便在出現任何意外情況時，你的事業仍然可以生存。你將花費在構建和維護事業連續性計劃上的時間非常寶貴。你必須記住，只要你的企業生存下來，即使你關閉了你的設施、辦公室或商店，你的固定成本也會在事故發生後持續增存。你恢復運營的速度越快，你就能越快趕上你的銷售業績。
- 你的企業將具有競爭優勢
災難和意想不到的商業風險可能會導致銷售和收入損失，並產生比你的常規運營高得多的成本。這會嚴重損害你公司的盈利能力。但是，如果你制定了事業連續性計劃，你將能夠比競爭對手更快地從這些損害中恢復過來。這將使你在你的行業中獲得巨大的優勢。如果該行業的其他參與者需要時間來恢復，那麼你可能是唯一一個提供你在恢復階段為客戶提供產品和服務的品牌。
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- 你的企業將能夠保持其聲譽
將制定事業連續性計劃作為重點的公司可以迅速在危機發生後站穩腳跟並在短時間內照常運營。這意味著這些公司不需要倉促或在最後一刻做出決定。這使他們擺脫了壓力，並幫助他們在客戶和目標受眾面前保持聲譽。如果你在緊急情況出現之前制定事業連續性計劃，你將受益於在目標客戶面前顯得有競爭力和值得信賴。
3. 建立有效事業連續性計劃的步驟
你可以採取以下 5 個簡單步驟來制定有效的事業連續性計劃：
第一步：組建事業連續性規劃管理團隊
該團隊的組成將取決於你的事業連續性計劃的目標和你的事業規模。一個好的計劃應該包括有關你的員工在緊急情況下需要採取的行動的詳細資訊，以及使用的方法和溝通管道，它還應包括必須緊急可用的關鍵 IT 服務。在這一部分，你需要：
- 建立需要加入公司事業連續性計劃團隊的關鍵人員的聯繫人列表。
- 全面概述每個人的角色和職責，讓每個人都知道他們在災難性情況下該擔負什麼責任。
- 建立一個流程並向所有人傳達你的事業連續性計劃將不時更新。
第二步：確保員工的福祉
在制定事業連續性計劃時，優先考慮員工在危機期間和之後的安全和福祉。在你的政策中實踐透明度並積極主動地對待它們。例如，在持續的大流行期間，許多公司允許人們遠程居家辦公。
根據你所服務的行業，你可能需要重新分配資源並重組團隊。這通常需要你建立員工福利計劃，以確保沒有人被剝奪權利。你的目標應該是為每個人提供一個安全和健康的工作環境。除此，請確保你的溝通管道暢通無阻，以便你可以同時與所有員工取得聯繫。
第三步：了解貴公司可能面臨的風險
組建好團隊後，你需要進行事業影響分析。這將幫助你確定貴公司在危機時期最容易面臨的主要風險和威脅。團隊應該集思廣益，列出對你的事業程序、供應鏈、聲譽和員工的潛在風險。這是建立事業連續性計劃的最關鍵步驟。
第四步：實施恢復策略
一旦你經歷了緊急情況或災難，並開始蒙受經濟損失，專注於恢復道路可能會感到充滿挑戰和壓力。這就是你的事業連續性計劃可以派上用場的地方。問自己下面列出的問題。
- 你有辦法繼續銷售嗎？
- 你能否以不同於被中斷前的常規程序方式來滿足對你的產品或服務的需求？
- 如果你的辦公室或設施遭到破壞，你能否讓員工在家中遠程工作？
當災難真正發生時，提前解決這些問題可以大大節省你的時間。
第五步：測試你的計劃並做出改進
制定有效的事業連續性計劃的最後一步是在預設情況和場景中對其進行測試，以確保其有效。培訓你的員工以幫助他們了解在災難發生時他們應該遵循的流程並指導你的員工隨時了解該計劃。如有必要，你還需要對計劃進行改進。
4. 文章總結
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如果你希望你的企業和品牌在經濟危機或大流行中生存下來，那麼一個額外的技巧是建立和維護一個專業且有吸引力的品牌網站。即使你的設施或運營暫時中斷，你的網站也將展示有關你公司的主要訊息並使你的客戶可以持續與你保持聯繫。不僅如此，你還可以將你的網站用作推廣你的產品和服務的一站式行銷平台。
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