數位通信已在很大程度上取代了紙質通信。尤其是疫情爆發後，人們更依賴數位通訊工具（如 Slack 或email）與同事交流。因此，商務信件禮儀變成了人們不可忽視的工作課題。適當的商務信件禮儀可以讓你給你的客戶，消費者和同事留下深刻的印象。透過學習專業的寫作格式和應用市面上專業的email行銷工具，你將能夠為你的企業創造獨特的印象並讓你的消息更準確地被傳遞。為了讓你更好地開展email行銷這項工作，我們將在本文中分享一些常見的商務信件禮儀。
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商務信件禮儀提示：
1. 簡單易懂的主題
2. 統一字體
3. 適當的稱呼
4. 準確利用抄送副本
5. 良好的內容結構
6. 加入行動號召用語
7. 禮貌結尾
1. 簡單易懂的主題
商務信件禮儀的最主要一環是信件主題的建立方式。當客戶在收件箱中打開你的email時，主題將是他們首先檢查的部分。你為信件建立的主題必須與內容相符合，且易於理解，以便讀者輕鬆理解你的訊息的上下文。
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如果你的主題設計的不夠好，你就不能期望你的客戶反饋足夠好。你的主題必須務實地表明你整封信件內容的目的，它應該是幾個單詞或簡短的一個句子。例如，如果你正在考慮發出一份工作申請，那麼你就可以使用例如“客戶服務經理工作申請”或“IT 專家工作申請”這樣的主題。
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2. 統一字體
讓你的email看起來很有趣固然是件好事，但你還必須使其具有專業整潔的外觀。電子信件的默認設置通常是黑色或深灰色文本顏色的簡單字體，但是你仍可以根據自己的[品牌](https://tw.strikingly.com/content/blog/ knowledge-of-brand-design/)形象來更改內容的字體和顏色選擇。需要注意的是，你應該確保你的整封信件內容使用的字體是統一的，讓你的收件者舒適且不吃力地閱讀你的信件內容也是最基本的商務信件禮儀之一。
3. 適當的稱呼
通用的商務信件稱呼有先生，女士，小姐，或直接稱呼名稱。除非你非常了解收件人，否則你必須確保自己在與他們交流時始終使用專業有禮的稱呼。例如，你可以使用像“Hello Mr. Fahad”或“Welcome Mr. Fahad”這樣的稱呼來專業地開始你的email。
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如果你正在尋找一份工作，那麼建立專業的個人形象就變得更加重要。如果你不能專業地發送email，你將無法獲得相關部門的青睞。考慮到你可能不了解面試官的姓名甚至性別，你可以考慮使用短語，例如“To Whom It May Concern”，以始終保持信件專業的外觀。
4. 準確利用抄送副本
極為重要但經常被忽略的一種商務信件禮儀就是抄送電子信件副本的過程。副本抄送功能允許你將email內容同時發送給一組同事，但考慮到你的信件內容，所有抄送者的姓名和email都將對所有抄送副本收件者可見，你需要在使用此選項時異常小心。如果你要向彼此不認識的一群人發送消息，則可以使用密件抄送 (BCC) 選項。與抄送（CC）選項不同，它將不共享發件人的姓名和email地址以確保隱私。
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5. 良好的內容結構
email行銷是內容行銷的一種方式，為此，內容品質和結構設計絕對是你應該關注的部分。你可以組織正文段落並將一整塊段落分段以提高內容可讀性，這也是最重要的商務信件禮儀之一。只有在收件者了解你傳遞的內容時，你撰寫的內容才有價值。因此，你必須確保email內容結構統一，且每個段落都是相互關聯的。
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6. 加入行動號召用語
結束信件的最佳方式是在末尾加入行動號召 (CTA) 用語或連結。這麼做可以使你的收件人了解他們在閱讀完內容後的下一步必須做什麼。讓你的讀者感到手足無措或不知如何採取行動絕對是無禮且對你的服務毫無益處的，所以此策略對於升級你的商務信件禮儀至關重要。
7. 禮貌結尾
除了加入行動號召用語，你還必須專業地總結你的訊息，例如使用“謝謝”，“真誠地感謝閱讀”等用語。如有必要，你可以在內容底部添加你的姓名以及你的簽名，職位（和電話號碼）。這些資訊有利於你的客戶直接與你取得進一步聯繫。
文章總結
透過以上文章內容，你可以更充分地了解商務信件禮儀並將所學到的知識應用在自己的工作之上。記住！email行銷是時下最具成本效益的行銷工具之一，正確地使用它能為你帶來更多的潛在客戶以及銷售機會。
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