無論你是畢業生還是在專業領域擁有豐富經驗的人，撰寫專業電子信箱的藝術對於保證你的職業發展來說都至關重要。由於當今世界廣泛的溝通媒介是透過電子信箱，那些閱讀你電子信箱內容的人已經至少決定了是否與你進一步合作。因此，在起草電子信箱時，你必須確切地知道自己在做什麼。
很多人會告訴你如何寫一封專業的電子信箱，但只是一些提示是不夠的。對於如此重要的事情，你有必要掌握一些編寫專業電子信箱的基本技巧。今天這篇文章一定會讓你有所收穫。如果你想了解事務性電子郵件，點擊這裡學習更多。
文章綱要：
撰寫專業電子信箱的 10 個技巧
1. 主旨切中要害
2. 一開始就說明你的目的
3.使電子信箱簡潔
4.內容專業
5.提醒他們你的身份
6. 強化你的目標
7. 向收件人表示感謝
8. 做一個標準簽名
9. 發送前校對電子信箱
10. 定期跟進
撰寫專業電子信箱的 10 個技巧
這裡有 10 個很好的提示，可幫助你提高編寫專業電子信箱的技能。
1. 主旨切中要害
你的客戶很有可能已經收到了過多的電子信箱，在這種情況下，他將不得不挑選哪些要打開閱讀，而哪些直接扔進垃圾文件夾就好。使你的主旨有意義且切中要害將使收件人願意打開你的專業電子信箱。
撰寫吸引人的電子信箱主旨的關鍵是使其準確，並要在讀者心中產生一點好奇心。許多行銷電子信箱在主旨中提問，例如“你想要下次訪問的折扣券嗎？”像這樣提出問題有助於吸引收件人打開電子信箱。
2. 一開始就說明你的目的
如果讀者沒有在開頭找到你的電子信箱的主要目的，他可能會開始略讀而錯過你希望他注意的重要點。因此，一開始就說明和總結專業電子信箱的重點是至關重要的。這樣，讀者將能夠評估電子信箱的緊迫性並做出相應的回應。
無論你的電子信箱正文有多長，如果讀者從一開始就知道它是關於什麼的，他們就會更有興趣閱讀它直到最後。在這個數位時代，我們人類的注意力範圍非常低。有時，我們甚至必須使用提示和技巧來閱讀我們自己的內容，直到最後。
3.使電子信箱簡潔
你的專業電子信箱必須簡潔。如果你開始寫長段落，但每一段都沒有真正的內容，你的電子信箱將在讀者眼中失去其應有的重要性。就像我們喜歡有效地管理自己的時間一樣，我們也應該努力珍惜讀者的時間。普通人的注意力不允許他們閱讀如此長的電子信箱。
圖片取自Strikingly產品
同樣，使用大量行話也無濟於事。一封專業的電子信箱應該有清晰和體面的語言，既不複雜也不蹩腳。如果你收到一封來自你認為非常專業的品牌的電子信箱，請閱讀幾遍以掌握寫作語氣。試著讓自己沉浸在那種風格中，這樣下次你寫一封專業的電子信箱時，你就可以在你的電子信箱正文中採用這種語氣。
4.內容專業
在撰寫專業電子信箱時，要求你看起來專業且正式。這意味著俚語是一個很大的問題。當你知道這是一封專業的電子信箱時，閱讀俚語並不會給人留下正確的印象。
不過，這並不意味著你不能表現地友好。你可以使用溫暖的語氣，但要小心你使用的詞彙。如果你在跨國公司工作或經營國際事業，你必須對此格外謹慎。某種俚語在你的國家被認為是好的，但在另一個國家的文化中它可能被認為是不禮貌的。
5.提醒他們你的身份
如果你之前曾與他們合作或親自見過他們，你可以透過提及你見面時發生的事情或他們在過去的談話中做出的一些承諾來提醒他們。這將幫助他們識別你是誰並加快他們的反應。
這種技術常用於行銷信箱，也是一種專業電子信箱。例如，如果你訪問一個網站並註冊他們的電子報，你收到的電子報會提醒你上次訪問時在該網站上查看了哪些產品。
6. 強化你的目標
在電子信箱進行結束語之前，請確保你僅用一行或最多兩行來再次總結你向他們寫電子信箱的意圖。這不是不必要地延長你的電子信箱，而是透過向他們提供電子信箱摘要，讓他們清楚地了解你想從他們那裡得到什麼。
發送專業電子信箱總是有目的的。確保你清楚地向收件人傳達該目的是什麼。在你的同事或客戶眼中，在不需要時發送電子信箱可能會降低其價值。
7. 向收件人表示感謝
在每個人都很忙碌的世界裡，表達友善是件好事。不是每個人都有時間一直表達感激和友善。但我們不能忽視它對讀者的影響。因此，適當地感謝收件人花時間閱讀你的電子信箱並添加一行感謝語，給人的印象是你正在熱切地等待他們的回復。
8. 做一個標準簽名
製作一個標準簽名，你可以使用它來簽署你發送的每封專業電子信箱。這樣，你就不必每次都重新考慮如何寫你的姓名和職務。它可以節省時間並使收件人記住你。
9. 發送前校對電子信箱
無論你在編寫專業電子信箱方面的水平如何，你都可能在打字時犯一些語法或拼寫錯誤。你也可能忘記寫一些你想要解決的問題。因此，請養成在將專業電子信箱發送給收件人之前始終重新閱讀檢查的習慣。
在校對時，請確保你已包含專業電子信箱的所有必要元素。這些元素包括以下方面：
- 一個既簡潔又全面的適當主旨。
- 尊重和適當的問候或稱呼，表明你實際上正在寫一封專業的電子信箱。
- 正文清楚地說明你的目的。
- 結束語聽起來很尊重。
- 你的簽名。
10. 定期跟進
你必須在用你的電子信箱淹沒對方的收件箱和禮貌地跟進業務之間取得平衡，以確保你的專業電子信箱不會在收件人眾多其他電子信箱中被忽略。你必須確保你的工作完成，因此你應該與收件人保持聯繫並禮貌地要求更新。
如果你遵循上述所有說明或提示，你很有可能會收到發送電子信箱的預期結果。此外，你必須不斷練習你的溝通技巧，這樣當你親自與他們見面時，能出色反映你在專業電子信箱中給人的印象。
如果你正在給客戶寫一封專業電子信箱，請記住，將你的電子信箱地址放在你的事業域中會產生完美的印象。如果你在Strikingly上建立你的品牌網站，你可以輕鬆建立自訂電子信箱地址，將你的工作提升到一個全新的水平。
除此之外，Strikingly 還提供了許多其他工具，可幫助你為訪問者和客戶提供流暢的網站瀏覽體驗，例如可供參考的網站模板，與其他創業者交流的部落格。建立在Strikingly上的網站製作簡單，編輯或更新方便，並且對各種行銷策略都很友好。想要建立專業電子信箱？想要讓事業更上一層樓？不要猶豫，快來免費註冊一個Strikingly帳號吧。
如果對內容有疑問，可以透過 support@strikingly.com 與我們聯絡。
