無論你是剛剛畢業還是在各自領域擁有豐富經驗，撰寫專業電子郵件的藝術都標誌著你職業生涯的發展。儘管社群媒體在過去十年中不斷發展，許多企業家認為電子郵件的影響力已大不如前。然而，事實是每天傳送和接收的電子郵件超過 3060 億封。電子郵件是當今數位世界中最重要的通訊媒介之一，你必須盡快知道如何編寫專業的電子郵件。談到數位行業，人們普遍認為第一印象就是最後印象。當客戶閱讀你寫的專業電子郵件的一半時，他/她就已經下定決心將來是否與你合作。因此，在起草稿電子郵件時，你必須準確地知道該做什麼。在 YouTube 和 Google 上，你會看到許多關於撰寫專業電子郵件的操作指南，但僅有一些提示是不夠的。由於你是一位經驗豐富的老闆，你必須學習撰寫專業電子郵件的基本技巧，才能安心。為了幫助你實現這一點，我們準備了這篇部落格文章。
文章綱要：
1. 什麼是專業電子郵件？
2. 如何寫一封專業電子郵件？
3. 透過 Strikingly 傳送專業電子郵件
4. 文章總結
1. 什麼是專業電子郵件？
區分常規電子郵件和專業電子郵件的最重要因素是後者包含你的公司名稱。因此，當我們談論專業電子郵件的元素時，你的公司名稱應該是電子郵件地址的主要元素。撰寫專業電子郵件時要考慮的另一件事是它應包含你的自訂網域。
圖片取自 Strikingly 用戶網站
建立一個專業的電子郵件地址可能會讓人不知所措，尤其是當你剛接觸商界時。但是，它對於你的業務的增長和持續成功至關重要。如果你沒有現有的自訂網域，則應首先為你的企業註冊購買一個帶有企業名稱的自訂網域，這將使你的電子郵件地址看起來更專業。
2. 如何寫一封專業電子郵件？
• 確定你的目標
在你寫一封專業的電子郵件之前，你必須問問自己，收件人閱讀後會採取什麼行動。一旦你想出了電子郵件背後的目的，你必須確保電子郵件中的所有內容（包括行動號召用語）都支援你傳遞你希望讓消費者了解的訊息和他們應該採取的行動。例如，如果你希望收件人查看你附加到電子郵件中的報告，你可以告訴他們：
-你傳送的報告類型
-他們應該檢查你的報告的原因
-你需要的反饋類型
-任務期限
• 考慮你的目標受眾
當你撰寫一封專業電子郵件時，請確保你的語氣與你的目標受眾相符。例如，如果你要向從未見過的老闆傳送邀請合作的電子郵件，則必須保持專業的態度和優雅的風格，不要試圖彰顯你的幽默感。另一方面，如果你是在與關係良好的同事或客戶交談，你可以採用更友好的方式。
圖片取自 Strikingly 產品
在向目標受眾傳送專業電子郵件時，一致性並不是一個重要因素。不同的人有不同的個性。例如，有些人很嚴肅，而有些人喜歡開玩笑。由於你無法假設所有角色，因此最好根據你之前傳送過電子郵件的人和你尚未傳送過電子郵件的人來細分受眾。
• 保持簡潔
如果你可以讓你的電子郵件盡可能簡短但包含所有重要訊息，將會對收件者的理解有所幫助。另一方面，你不能在一封電子郵件中考慮加入太多主題，因為這會使你的信息冗長、令人沮喪或難以採取行動。
當你寫一封專業電子郵件時，你必須刪除所有不必要的訊息。你必須寫直白而簡單的句子，直截了當，不包含填充詞。你的電子郵件閱讀起來越容易，你預期的轉化次數就越多。
• 校對你的電子郵件
一封專業電子郵件可以增加你作為老闆或職員的可信度。在向收件人傳送電子郵件之前，請確保你的內容沒有語法或句法錯誤。最重要的是，你應該檢查郵件中是否包含任何附件並確保它們能夠正常被點開。然後，如果該電子郵件對利益相關者至關重要，你可以請你的顧問或同事重新閱讀幫助審核。
• 使用適當的禮儀
如果你向你的同事或與你共事的其他人傳送電子郵件，你可以包含問候語或盡量表現得友好和禮貌。
• 有專業的格式
撰寫專業電子郵件時，需要考慮五個關鍵要素。以下是專業電子郵件中每個元素的細分：
**-主旨：**它是電子郵件開頭的一小部分，你可以在其中總結傳送消息的原因或溝通的目的。請務必注意，你可以傳送沒有主旨的電子郵件。但是，你的電子郵件將可能因此失去了專業的外觀。主旨必須是你電子郵件的一部分，以便觀眾確切地知道你的內容有什麼期望。他們還可以在需要時快速定位消息。
**-稱呼：**這是你電子郵件內容的第一行，通常包含問候語。例如，“嗨，費德勒先生。”
**-正文：**這是你電子郵件內容的核心部分，因為你將在這里分享你的整個消息。
-結束語：這是在簽名結束你的郵件之前電子郵件內容的最後一部分。通常，老闆會在電子郵件正文中重申他們提出的要求。
**-簽名：**身份有助於收件人有關姓名、職位和其他與你相關的信息來識別發件人。電子郵件程序允許你在傳送的每封電子郵件的末尾添加固定簽名。
3. 透過 Strikingly 傳送專業電子郵件
Strikingly 是一個口碑良好的網站架設平台，可為用戶提供一應俱全的網站架設與託管功能，以實現銷售以及他們的專業交流需求。首先，該平台允許你在沒有任何編碼基礎或知識的情況下，使用模板獨立建立一個專業的網站，為你的企業打造良好的線上形象。如果你在架設好網站前已經購買過一個網站網域，你可以保留它（將其轉移至 Strikingly 託管或將其指向網）。而如果你還未購買任何網域名稱，Strikingly 也允許你直接在平台上註冊購買你的新網域。一旦為你的企業選擇了正確的網域，你就可以建立一個專業的電子郵件地址。注意：要在 Strikingly 為網站啟用網域綁定功能，你需要先將套餐升級至最低基礎版（免費版用戶無法啟用此功能）。
圖片取自 Strikingly 產品
當你登入到你的 Strikingly 帳戶時，你會在控制上看到四個選項，即我的網站、網域、電子郵件和粉絲受眾。註冊和購買新的自訂網域後，你可以在電子郵件部分以該網域為基礎，付費購買一個新的電子郵件地址，如果你的首選電子郵件不可用，它會向你顯示相關建議。然後，你只需為你的電子郵件選擇最佳版本並註冊即可。
圖片取自 Strikingly 產品
作為商務溝通的一部分，撰寫專業電子郵件非常重要。它可以幫助你培養品牌個性並確保企業產品和服務的獨特標誌。
圖片取自 Strikingly 產品
當然，如果你在使用 Strikingly 之前已經準備好你的網域與專業電子郵件，則可以在升級網站套餐至最低基礎版，然後直接為網站綁定網域和電子郵件。
4. 文章總結
架設一個專業的網站來展示你的事業和專業電子郵件可以在你的業務發展中發揮關鍵作用。當你擁有用於外展活動的完整線上機制時，就可以更輕鬆地擴大業務規模並與其他行業競爭。如果你遵循撰寫專業電子郵件的相關提示，你最終會因傳送格式正確且具備吸引力的電子郵件而獲得受眾的歡迎。此外，你必須不斷練習你的溝通技巧，這樣當你親自會見你的客戶時，你的個性會反映在你寫一封專業電子郵件時給人的印像上。
如果你要給客戶寫一封專業電子郵件，請記住，使用帶有專業企業網域的電子郵件地址會給人留下良好的印象。你可以建立一個自訂專業電子郵件地址，透過在 Strikingly 上建立品牌網站來擴大你的線上影響力。如果對內容有疑問，可以透過 support@strikingly.com 與我們聯絡。
