技術的發展衍生了許多工作機會，其中之一就是商務虛擬助理。這項工作不需你親身伴隨客戶左右，僅憑涉及的專業管理知識就可輕易上手，薪水也相當可觀，因此成為了許多專業人士趨之若鶩的職業之一。為了讓你更好地了解虛擬助理這份工作，我們將在這篇部落格文章中向你分享虛擬助理的主要工作範圍以及讓你成為一名專業虛擬助理的技巧。
文章綱要：
1. 什麼是虛擬助理？
2. 虛擬助理的主要工作範圍
3. 如何成為一名虛擬助理？
4. 如何透過 Strikingly 架設一個虛擬助理求職網站？
5. 文章總結
1. 什麼是虛擬助理？
虛擬助理指的是以虛擬方式處理助理所有職責的一種職業。虛擬助理涉及的領域不受限，他們擁有廣泛的技能，從處理和安排客戶時間表到會計再到溝通工作，他們都能以高效方式達成客戶要求。由於虛擬助理的服務主要透過線上會話或其他虛擬交流方式來接收和交付，因此溝通技巧被認為是虛擬助理工作的基礎條件，如果你沒辦法良好地與客戶或他們的客戶交流，那很遺憾，你將無法成為一名稱職的虛擬助理。虛擬助理對許多人來說是一份得體專業的好工作，它不需要你去到雇主的辦公室，陪守在左右以隨時跟進他們的服務，相反的，虛擬助理可以在自己舒適的家中完成所有任務。
2. 虛擬助理的主要工作範圍
- 日程和工作安排
安排日程和工作時間，地點以及內容是虛擬助理的主要工作。身為一名專業的虛擬助理，你需要確保你的雇主的日程安排不會發生衝突除此，你還需要負責更新客戶的日程安排，這意味著你必須與客戶的客戶，他們的團隊，夥伴甚至同行進行交流和協調。虛擬助理必須跟踪日程安排中的所有內容，因為提醒你的雇主每個預定的工作內容，時間和地點也是你的工作之一。
- 處理電話，簡訊或email等正式商務溝通
虛擬助理也將為其雇主接聽電話或回復簡訊。但這並不是必然的，因為一些雇主只有在他們忙得無法接聽電話時才會將重要電話轉交給虛擬助理處理。此外，轉錄語音郵件和接收簡訊和查收他們的電子信箱也是你工作的一部分。這意味著你必須對這些內容進行篩選並將重要的資訊知會你的雇主。有的時候，雇主也會要求虛擬助理幫助回覆簡訊或email，具體工作範圍取決於雇主授予你的權限。
圖片取自Strikingly用戶網站
- 制定旅行 / 出差計劃
作為虛擬助理，你需要完成的一項常見任務是為你的雇主制定旅行 / 出差計劃。這意味著你將處理他們的航班機票並在他們飛行時間前後安排會議或其他行程，你通常還會負責幫助他們尋找住宿和交通工具。當你成為虛擬助手後，你會發現這些旅行計劃並不總是與工作或商務相關聯。
- 管理商務記錄和文檔
作為虛擬助手，你可能需要完成的另一項任務是處理重要的商務文檔或會議記錄。你必須為雇主整理和跟踪這些文檔。有時，你可能還會被要求自己生成這些文檔，記錄或演示文稿。
- 會計和運營
雖然這項工作僅常見於更高級別的虛擬助理，但有時你也必須為雇主做一些簡單的會計工作。這意味著處理他們的開支或收入並將其記錄在帳簿中。你也可能被要求對服務的某些部分進行研究或協助，並負責跟進和確保一切順利進行。
- 潛在客戶/員工審查
作為虛擬助理，你是雇主的直接下屬。這意味著你應該對他們的其他員工，合作夥伴或客戶有充分的了解。因此，在將客戶或員工派往他們的辦公室之前，你可能會先接受採訪他們的任務。
3. 如何成為一名虛擬助理？
- 了解工作範圍並提升自身價值
成為虛擬助理意味著能夠充當其他人服務的左膀右臂。因此，你首先需要確定的是你能為雇主提供的價值。雖然你只需掌握最基本的技能就可以進入這個行業，但你必須學習你該如何突出自己以吸引客戶僱用你。如果您有自己的團隊，可以點擊這裏了解如何提升虛擬領導力！
- 熟悉行業和服務結構
如果你想成為一名專業的虛擬助理，請至少具備你想從事的行業的背景知識，你還應該知道該行業公司的服務結構，這將幫助你訂製最適合他們的解決方案。
圖片取自Strikingly產品
- 建立自己的求職網站
由於虛擬助理這項職業是隨著技術和網際網路的進步而衍生的，因此雇主通常會透過網際網路來找到他們的合適人選。擁有自己的求職網站確實可以提高你獲得這份工作的概率，你可以透過它來展示你的個人技能和才華，你還可以在那裡展示你的聯絡資訊並鼓勵他們聯絡你。
- 擴大交際圈子和提供社群媒體曝光率
你可以加入一些平台，以便與合適的人建立聯絡。擴大你的人際網路可以幫助你擁有更多工作機會。除此，提升你在社群媒體平台的曝光率和參與度也很重要，這將幫助更多人認識並看見你的才華。
- 發出你的求職簡歷
你可以使用像 LinkedIn 這樣的求職網站來尋找願意僱用你的人。雇主通常更欣賞並重視擁有主動性和積極性的人，因此，在這些求職平台打造一個擁有全面資訊的帳戶對你的工作獲取是有幫助的，你可以在你的帳戶主頁留下你的聯絡資訊，或主動找到心儀的公司 / 個人發送你的求職申請。
4. 如何透過 Strikingly 架設一個虛擬助理求職網站？
第一步：註冊並登入 Strikingly
Strikingly 是一個專業網站架設平台，即使你沒有建立網站的經驗或程式設計知識，它也可以幫助你建立自己的網站。
第二步：選擇一個網站模板
從 Strikingly 提供的數百個網站模板中選出最符合你需求的模板，並為其添加你認為可能有助於你成為虛擬助手的其他功能或設計元素。
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第三步：講述你的故事
構建故事框架對故事行銷而言很重要，這意味著你必須展示你的技能，動力，愛好和你的生活哲學。這些個人資訊可以幫助那些對你感興趣的人們更快了解你。
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第四步：收集和展示客戶和同事的推薦評語
即使你沒有成為虛擬助理的經驗，你也可以從過去的雇主和同事那裡獲得他們對你工作態度的正面反饋並將其顯示在你的網站上。這些推薦將幫助你的潛在雇主更多地了解你。
圖片取自Strikingly用戶網站
第五步：展示你的聯絡方式
最後，不要忘記在你的網站上輸入你的聯絡方式。你還可以透過 Strikingly 在你的網站頁腳中嵌入社群媒體圖示，好讓他們更輕易訪問你的社群媒體帳戶。除此，你還可以在你的網站添加一份自訂聯絡表單，並鼓勵訪客將聯絡方式留給你。
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5. 文章總結
這篇文章向你分享了虛擬助理的主要工作範圍以及所需技巧，這項工作的薪水通常很高，而且不需要你面對每天前往或滯留辦公室的通勤問題；但是就像所有工作一樣，它需要你不斷投入耐心和時間去學習，並以積極的態度面對任何雇主交付的任務。想要成為一名專業的虛擬助理？那就馬上架設一個虛擬助理求職網站吧！如果對內容有疑問，可以透過 support@strikingly.com 與我們聯絡。
